🎬 [VIDEO ANÁLISIS] La Precalificación sin sorpresas: Anotaciones, retroalimentación y tus derechos..
La calificación no es el resultado de un acto único, sino de un proceso que se desarrolla durante los doce meses del período evaluatorio. En ese lapso, las anotaciones de mérito y de demérito que se registran en tu hoja de vida constituyen antecedentes que la jefatura directa debe considerar al precalificar y que la Junta Calificadora pondera al adoptar su resolución (artículo 41 del Estatuto Administrativo). Conocer cómo operan estas anotaciones —quién puede solicitarlas, con qué requisitos y dentro de qué plazos— te permite ejercer oportunamente los derechos que el propio ordenamiento contempla. Las reglas son equivalentes en la Administración del Estado regida por el Decreto Supremo N°1.825 de 1998 y en los Servicios de Salud regidos por el Decreto Supremo N°1.229 de 1992, sobre la base común del Estatuto Administrativo (Ley N°18.834).
La hoja de vida: el registro esencial del período
La hoja de vida y la hoja de calificaciones constituyen los elementos básicos del sistema (artículo 7 del DS N°1.825; artículos 6 y 7 del DS N°1.229). En la hoja de vida se anotan todas las actuaciones que impliquen una conducta o un desempeño destacado o reprochable durante el período. Su relevancia jurídica es considerable: la Contraloría General de la República ha establecido que la omisión de confeccionar una hoja de vida constituye un vicio del procedimiento calificatorio (Dictamen N°11.545 de 1996) y que es improcedente considerar en la evaluación anotaciones de mérito que no consten en ella (Dictamen N°28.045 de 1999).
| Buena práctica. El artículo 8 del DS N°1.825 dispone que la hoja de vida debe mantenerse actualizada y estar a disposición del funcionario cada vez que la requiera. Revisarla periódicamente durante el período —y no solo al cierre— permite advertir a tiempo omisiones o registros pendientes, pues únicamente los antecedentes que constan en ella pueden ser considerados en la evaluación. |
Las anotaciones de mérito
El artículo 42 del Estatuto Administrativo —en concordancia con el artículo 10 del DS N°1.825 y el artículo 9 del DS N°1.229— define las anotaciones de mérito como aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción que implique una conducta o un desempeño destacado. La enumeración legal es ejemplar y no taxativa: la adquisición de un título u otra calidad especial, la aprobación de cursos de capacitación, el desempeño de labores por períodos más prolongados que la jornada normal, la realización de cometidos que excedan el trabajo habitual, la ejecución de tareas propias de otros funcionarios cuando ello sea indispensable y la proposición de innovaciones.
En cuanto al procedimiento, la jurisprudencia administrativa ha precisado que corresponde exclusivamente a la jefatura directa solicitar por escrito estas anotaciones, sea por conocimiento propio de los hechos o a petición del funcionario (Dictamen N°26.389 de 2001), y que no procede registrarlas cuando las requiere una autoridad distinta salvo que la jefatura directa esté de acuerdo (Dictamen N°44.239 de 2000). La jefatura puede, asimismo, estimar fundadamente que determinadas labores no constituyen antecedente suficiente, por tratarse de acciones que todo funcionario debe realizar en el cumplimiento de sus funciones, por ejemplo: la buena conducta (Dictamen N°43.027 de 1998).
| Buena práctica. Conserva los antecedentes que respalden un desempeño destacado —certificados, cometidos, certificados de capacitación— y preséntalos oportunamente a tu jefatura directa, que es la única facultada para solicitar por escrito la anotación. Un mérito no registrado en la hoja de vida no puede ser invocado después ante la Junta Calificadora. |
Las anotaciones de demérito: naturaleza y límites
El artículo 43 del Estatuto y el artículo 11 del DS N°1.825 definen las anotaciones de demérito como aquellas que dejan constancia de una acción u omisión que implique una conducta o un desempeño reprochable: el incumplimiento manifiesto de obligaciones funcionarias, las infracciones a instrucciones y órdenes de servicio, el no acatamiento de las prohibiciones estatutarias y los atrasos en la entrega de trabajos.
La jurisprudencia ha delimitado esta figura con dos criterios de especial relevancia. Primero, las anotaciones de demérito no son sanciones: la responsabilidad administrativa solo puede hacerse efectiva mediante una medida disciplinaria (Dictamen N°41.467 de 1995), sin perjuicio de que un mismo hecho pueda originar tanto una anotación como una sanción, dado que ambos procedimientos persiguen finalidades distintas (Dictamen N°44.945 de 2003); Segundo y a propósito de estos lluviosos días de invierno, no informar una licencia médica regularmente extendida durante el primer día, sin que exista la obligación de la jefatura directa de hacerlo, no puede fundar una anotación de demérito, pues constituye el ejercicio de un derecho estatutario y no una infracción a los deberes funcionarios; una anotación de esa naturaleza debe eliminarse (Dictamen N°28.456 de 1998).
| Buena práctica. Si una anotación de demérito se funda en el ejercicio legítimo de un derecho estatutario —una licencia médica, un feriado, un permiso administrativo—, corresponde solicitar por escrito a la jefatura directa que la deje sin efecto, invocando el criterio jurisprudencial señalado, salvo que la jefatura directa haya dado la orden previamente. |
Garantías y plazos del procedimiento
El procedimiento de las anotaciones contempla garantías precisas. La jefatura directa debe notificar por escrito la conducta que da origen a la anotación dentro de los tres días de ocurrida sin perjuicio de que la jefatura directa conforme la jurisprudencia administrativa puede notificar la anotación más allá de los 3 días incluso hasta el último día del periodo a evaluar, esto es, sin importar cuando ocurra el hecho hasta el 31 de agosto o la fecha que disponga el Reglamento especial de calificaciones (artículo 9 del DS N°1.825 y artículo 8 del DS 1229 de 1992). Desde esa notificación, dispones de cinco días para solicitar que la anotación de demérito se deje sin efecto o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que concurran. Si la jefatura rechaza la solicitud, debe dejar constancia escrita de los fundamentos del rechazo y agregar la solicitud a la hoja de vida (artículo 45 del Estatuto; Dictámenes N°18.829 de 1998 y N°13.185 de 2006); la reclamación es resuelta por la propia jefatura directa y no por su superior jerárquico (Dictamen N°82.441 de 2015).
En cuanto al silencio de la Administración, el silencio positivo que contemplaba la normativa reglamentaria se entiende tácitamente derogado desde la vigencia de la Ley N°19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos. Conforme a su artículo 64, si la jefatura directa no se pronuncia, puedes hacer presente respetuosamente que se ha vencido el plazo de respuesta y que solicitas una y, transcurridos cinco días hábiles sin pronunciamiento, la solicitud se considera aceptada (Dictámenes N°82.592 de 2013 y N°7.289 de 2011). Por último, las anotaciones de demérito solo pueden reclamarse ante la Contraloría General una vez notificado el fallo de la apelación a la calificación, dentro del plazo de diez días que establece el artículo 160 del Estatuto (Dictámenes N°40.086 de 2009 y N°6.534 de 2015).
| Buena práctica. Lleva un registro personal de las fechas de notificación y de los plazos asociados a cada gestión. El ejercicio oportuno de las solicitudes y recursos es condición para que estas garantías produzcan efecto; los plazos establecidos para el funcionario, a diferencia de los conferidos a la Administración, deben observarse estrictamente. |
La entrevista de retroalimentación
La Norma de General Aplicación N°2 de la Dirección Nacional del Servicio Civil (artículos 28 a 32) sitúa la calificación dentro de un proceso más amplio de gestión del desempeño individual, que comprende la planificación, la dirección, la evaluación y la mejora, con énfasis en la retroalimentación. Su principal herramienta es la entrevista de retroalimentación: un diálogo estructurado que contempla una preparación previa, una conducción que se inicia por los aspectos positivos, la generación de acuerdos —de mantenimiento, de mejora o de observación— y un cierre con compromisos concretos que se registran para su seguimiento posterior. Su finalidad es asegurar prácticas de liderazgo y mejora continua en el desempeño de las personas, fortaleciendo la relación de las jefaturas y funcionarios en torno al desempeño y a las expectativas del mismo.
| Buena práctica. Solicitar la entrevista de retroalimentación, aun cuando no esté prevista como obligatoria en tu servicio, es una práctica recomendable: permite conocer oportunamente la apreciación de la jefatura y acordar compromisos de mejora antes del cierre del período evaluatorio. |
La situación de los dirigentes de asociaciones de funcionarios
El artículo 25 de la Ley N°19.296 establece que los directores de asociaciones de funcionarios no son objeto de calificación anual, salvo que expresamente lo soliciten. La jurisprudencia ha precisado, sin embargo, que no alegar la calidad de dirigente al momento de ser notificado de la precalificación implica una renuncia tácita al derecho de mantener la evaluación anterior (Dictamen N°37.105 de 1998, ratificado por el Dictamen N°81.908 de 2013).
| Buena práctica. Si ejerces un cargo directivo en una asociación de funcionarios, deja constancia escrita de tu decisión —ser o no calificado— antes de la notificación de la precalificación, de modo de evitar los efectos de la renuncia tácita. |
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